Projektmanagement
Einführung
Auszüge aus einem Handbuch des Kultusministeriums Baden-Württemberg1:
Die Arbeit mit und in Projekten ist in Schulen gängige Praxis. Seit jeher führen engagierte Lehrkräfte im Schulalltag, insbesondere im Unterricht, Projekte durch. Projekte sind von zentraler Bedeutung für die Schulentwicklung.
Systematisches Projektmanagement dient dazu, Entwicklungsvorhaben in der Schule zielorientiert durchzuführen und zu koordinieren. Dabei umfasst es zwei Aspekte: Leitlinie des schulischen Projektmanagements ist, das Engagement der Lehrkräfte in Projekten zu unterstützen und deren Ergebnisse nachhaltig in der Schule zu verankern.
Die Mitglieder von Projektgruppen brauchen Projektkompetenz, um effizient die gemeinsamen Ziele zu erreichen.
Die Mitglieder der Qualitätsentwicklungs/Steuergruppe brauchen Projektkompetenz, um ihre Kolleginnen und Kollegen dabei wirksam zu unterstützen.
Die Mitglieder der Schulleitung brauchen Projektkompetenz, um die Entwicklung der Schule systematisch steuern zu können.
Es gehört zu den Aufgaben der Schulleitung und einer Qualitätsentwicklungs/Steuergruppe, Strukturen und Verfahren für die Arbeit in Projekten festzulegen.
Immer wieder stellt sich im Projektmanagement die Frage nach dem Grad der Formalisierung. Er ist dann richtig gewählt, wenn er die Zielorientierung, Transparenz, Durchführung und Nachhaltigkeit des Projekts fördert bzw. erleichtert und zur jeweiligen Schulkultur passt. Pragmatismus hat hier – wie überall in der Schulentwicklung – Vorrang vor der Einhaltung der reinen Lehre.
Das nun folgende Angebot bietet Impulse zur Einführung eines systematischen Projektmanagements an Schulen sowie Anregungen zur Reflexion und Weiterentwicklung der eigenen Praxis. Sie liefert dazu eine Zusammenstellung wesentlicher Bestandteile des Projektmanagements. Unterrichtsprojekte im Sinne von Lehr- und Lernarrangements sind nicht Gegenstand dieses (Teil)Angebots.
Anregungen für die Ausgestaltung von Projektmanagement
Durch die konsequente Anwendung und Reflexion eines systematischen Projektmanagements wächst in der Schule die Zahl von Personen mit Projektkompetenz. Wie Schulen das Projektmanagement ausgestalten und systematisieren, zeigen folgenden Beispiele. Diese sind nicht als Entwicklungsstandards für alle Schule zu werten:
- Erstellung einer schulinternen Handreichung zum Projektmanagement
- Beschreibung der Prozesse zum Projektmanagement im Qualitätshandbuch
- bei großen Schulen Benennung einer schulinternen Beratungsperson als Projektdienstleister
- Einführung von Softwaretools zur Projektkoordination
- Unterstützung der Projektgruppen durch Evaluationsexperten bzw. die schulische Evaluationsgruppe als Dienstleister in der Planungs- und Evaluationsphase
- Delegation der Projektverantwortung für abteilungsinterne Projekte an die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter.
Inwieweit die Schulen ihr Projektmanagement systematisieren und formalisieren, weil dies von ihnen als hilfreich erlebt wird, bleibt abzuwarten. Zweifellos wird es auch künftig ein schulspezifisches Projektmanagement geben. Eine Reflexion der Praxis des Projektmanagements als Teil der Qualitätsentwicklung ist die Basis für eine erfolgreiche Weiterentwicklung der Schule als Ganzes.
Zusammenfassung
Projektmanagement ist kein Selbstzweck. Vielmehr können Schulen mit Personen, die über ein gutes Know-how im Projektmanagement verfügen, Instrumente nutzen, die maßgeblich zum Gelingen von Projekten und damit zur Qualitätsentwicklung beitragen. Abschließend folgt hier eine Zusammenfassung von Gelingensfaktoren des Projektmanagements, die sich in Modellvorhaben bewährt haben:
Strategisch handeln
- Die Schulleitung und die Qualitätsentwicklungsgruppe (QE oder Steuer-Gruppe) sensibilisieren das Kollegium für die hohe Bedeutung der Qualitätsentwicklung für die systematische interne Weiterentwicklung der Schule.
- Die Schulleitung und die QE-Gruppe planen die Qualitätsentwicklung langfristig und ordnen die Qualitätsentwicklungsprojekte den strategischen Zielsetzungen der Schule, d. h. dem Leitbild, zu.
- Die Schulleitung bzw. die QE-Gruppe schafft eine klare Aufbau- und Ablauforganisation für das Projektmanagement.
Kompetenzen aufbauen
- Die Schulleitung, die QE-Gruppe und die Projektleitungen bilden sich in Projektmanagement fort.
- Die Akteure reflektieren regelmäßig die Praxis des Projektmanagements und leiten daraus Konsequenzen für die Weiterarbeit ab.
Projekte sorgfältig auswählen
- Notwendige Entwicklungsmaßnahmen, wie z. B. die Lernfeldumsetzung, werden als Qualitätsentwicklungsprojekte aufgenommen. Die Ziele für ein Qualitätsentwicklungsprojekt sind aus den Zielen der Schule, z. B. aus dem Leitbild, abgeleitet.
- Die Schulleitung analysiert, gestützt auf die QE-Gruppe, sorgfältig, welche Qualitätsentwicklungsprojekte in den einzelnen Schularten bzw. Abteilungen sinnvoll und notwendig sind.
- Die Anforderungen an alle Qualitätsentwicklungsprojekte sind eindeutig definiert.
Die Rahmenbedingungen des Projekts klären
- Die Projektleitung erhält von der Schulleitung Klarheit über die organisatorischen Rahmenbedingungen sowie über die Bedeutung des Projekts innerhalb der langfristigen Zielsetzung der Schule.
- Die Dokumentationsanforderungen sind mit den Projektleitungen abgesprochen.
Für Transparenz sorgen
- Das Kollegium ist angemessen informiert über Projektfortschritte, erreichte Meilensteine, erfolgreich abgeschlossene Projekte und Ergebnisse von Projektevaluationen (z. B. in der Gesamtlehrerkonferenz, in Abteilungskonferenzen, am Pädagogischen Tag, durch Aushang oder per Intranet).
- Erfolge werden von der Projektgruppe und auch vom Kollegium gefeiert.
Unterstützung bzw. Ressourcen anbieten und nutzen
- Eine schulinterne QE-Gruppe begleitet und unterstützt die Projektgruppen, z. B. bei Zieldefinition und Erstellung des Zeitplans.
- Die Schulleitung zeigt Kolleginnen und Kollegen die persönlichen Entwicklungschancen auf, die in einem langfristigen Engagement für die Qualitätsentwicklung liegen.
- Die Schulleitung vergibt Anrechnungsstunden für arbeitsaufwändige Projekte.